Kosten für Personalvermittlung und Headhunter: Was Unternehmen zahlen

Ein Vermittlerhonorar ist schnell fünfstellig. Wie hoch es am Ende wirklich ausfällt, entscheidet sich aber weniger am Prozentsatz als an drei Nebensätzen im Vertrag: wovon die Prozente berechnet werden, wann gezahlt wird und was gilt, wenn der Neue früh wieder geht. Hier stehen die Marktzahlen mit Quellen, ein durchgerechnetes Beispiel aus dem Vertrieb und die Fragen, die Sie vor der Unterschrift klären sollten.

Was marktüblich ist: 20 bis 30 Prozent vom Jahresgehalt

Ein Personalvermittler kostet Unternehmen in Deutschland üblicherweise 20 bis 30 Prozent des ersten Bruttojahresgehalts der Person, die über ihn eingestellt wird. So fasst es Rechtsanwalt Helmut Göttler in einem Ratgeber auf fachanwalt.de zusammen (Mai 2023). Ob ein Anbieter von Provision, Honorar oder Vermittlungsgebühr spricht, ändert nichts – gemeint ist dasselbe Geld. Alle Beträge in diesem Artikel verstehen sich ohne Umsatzsteuer.

Eine Verbandszahl liefert der Bundesverband Deutscher Unternehmensberatungen (BDU), der den Markt jedes Jahr befragt. Danach lag das durchschnittliche Honorar der Personalberatungen 2024 bei 27,5 Prozent des Zieleinkommens, nach 28 Prozent im Vorjahr (BDU, Pressemitteilung vom 27.08.2025). In der Ausgabe 2026 meldet der Verband keine grundlegenden Veränderungen bei Honorarhöhe und Honorarstrukturen (BDU, 17.04.2026).

Zwei Dinge sagt dieser Durchschnitt nicht. Erstens, für wen er gilt: Der BDU befragt Personalberatungen, die im Alleinauftrag und vorwiegend gegen Retainer arbeiten, mit Schwerpunkt auf Positionen zwischen 100.000 und 250.000 € Zieleinkommen. Für eine Außendienststelle mit 70.000 € ist die Zahl ein Anhaltspunkt, kein Preisschild. Zweitens, wovon die Prozente berechnet werden. Genau daran entscheidet sich bei Vertriebsstellen, was Sie am Ende überweisen.

Erfolgshonorar, Retainer, Pauschale: Wer trägt das Risiko?

Headhunter, Personalberater, Personalvermittler, Recruiter – die Bezeichnung verrät wenig über den Preis. Entscheidend ist das Abrechnungsmodell, denn es legt fest, wer das Risiko trägt, wenn am Ende niemand eingestellt wird.

Erfolgshonorar. Kommt kein Arbeitsvertrag zustande, gibt es keine Provision; mit der Unterschrift ist sie verdient (fachanwalt.de). Laut dem Barometer Personalvermittlung 2025 des Gesamtverbands der Personaldienstleister arbeitet mehr als die Hälfte der Personalvermittler mit diesem reinen Erfolgsmodell. Für Sie ist es risikoarm, das Ausfallrisiko trägt der Vermittler.

Anzahlung plus Erfolgshonorar. Rund jeder fünfte Vermittler (19,8 Prozent) kombiniert laut Barometer eine Anzahlung mit einer Erfolgsprovision. Die Anzahlung liegt häufig bei 10 bis 30 Prozent des vereinbarten Honorars. Auf Unternehmensseite nutzen nur 6,9 Prozent dieses Modell. Klären Sie, ob die Anzahlung bei Erfolg verrechnet wird.

Retainer. So arbeiten klassische Personalberatungen im Executive Search. Nach den Grundsätzen des BDU (Stand Februar 2025) richtet sich das Honorar nach dem erwartbaren Aufwand bzw. dem Zieleinkommen der Position, nicht allein nach der Besetzung. Es wird nach Leistungs- oder Zeitfortschritt abgerechnet, die erste Rate ist mit der Auftragserteilung fällig und deckt laut BDU die Anlauf- und Recherchekosten. Wird das Projekt abgebrochen, ist der bis dahin nicht abgerechnete Aufwand zu bezahlen.

Pauschale. Statt eines Prozentsatzes zahlen Sie einen festen Betrag, je Besetzung oder je Auftrag. Der Vorteil: Das Budget steht vorher fest, auch wenn das Gehalt in der Verhandlung noch steigt. Prüfen Sie, ob die Pauschale erst bei Erfolg oder schon vorab fällig wird.

Prozent wovon? Bei Vertriebsstellen der teuerste Nebensatz

Wo es keine variable Vergütung gibt, ist die Frage schnell beantwortet. Im Vertrieb nicht: Provision, Bonus und Dienstwagen machen den Unterschied. Je nach Vertrag rechnet der Vermittler auf eine von drei Grundlagen:

• das Fixum, also das feste Bruttojahresgehalt ohne variable Anteile
• das Zielgehalt (On-Target-Earnings): Fixum plus variable Vergütung bei voller Zielerreichung
• das Gesamtpaket, in dem zusätzlich geldwerte Vorteile wie der privat genutzte Dienstwagen stecken

Rechenbeispiel: eine Außendienststelle

Beispiel, kein Angebot: Die Sätze bilden die Marktspanne ab; unser eigenes Honorar steht weiter unten unter „So rechnet VertriebsMatch ab“. Angenommen sind 60.000 € Fixum, 20.000 € variable Vergütung bei 100 Prozent Zielerreichung und ein Dienstwagen mit 5.000 € geldwertem Vorteil im Jahr.

Mit dem BDU-Durchschnitt von 27,5 Prozent auf das Zielgehalt wären es 22.000 €. Dieselbe Stelle kostet also zwischen 12.000 und 25.500 €, je nach Satz und Grundlage mehr als das Doppelte. Und ein Angebot mit 22 Prozent auf das Gesamtpaket (18.700 €) ist teurer als eines mit 30 Prozent auf das Fixum (18.000 €). Vergleichen Sie deshalb keine Prozentsätze, sondern Euro-Beträge für dieselbe Stelle.

Was im Honorar stecken sollte

Für 15.000 oder 20.000 € dürfen Sie mehr erwarten als drei weitergeleitete Lebensläufe. Diese Leistungen gehören in ein Erfolgshonorar:

• ein Anforderungsprofil, das im Gespräch mit Geschäftsführung oder Vertriebsleitung entsteht
• die Suche selbst, einschließlich der Direktansprache von Leuten, die gerade nicht aktiv suchen
• persönliche Gespräche und eine Prüfung, bevor ein Profil bei Ihnen landet
• eine Vorstellung je Kandidat mit Stärken, Risiken, Gehaltsvorstellung und Wechselgrund
• Begleitung der Gespräche bis zur Vertragsunterschrift

Fragen Sie außerdem, was gesondert berechnet wird: Anzeigen, Reisekosten, Eignungstests. Und ob der Vermittler nach der Unterschrift noch erreichbar ist. Im Vertrieb zeigt sich erst in der Probezeit, ob eine Einstellung trägt.

Wann das Honorar fällig wird

Beim Erfolgshonorar ist die Provision mit dem unterschriebenen Arbeitsvertrag verdient. Manche Verträge teilen den Betrag, etwa in eine Hälfte bei Unterschrift und eine nach der Probezeit. Bei Anzahlungsmodellen fließt der erste Teil schon mit dem Auftrag, beim Retainer die erste Rate mit der Auftragserteilung und weitere nach Fortschritt – unabhängig davon, ob am Ende jemand eingestellt wird.

Zwei Klauseln entscheiden mit über die Rechnung. Die erste betrifft spätere Einstellungen: Was gilt, wenn Sie einen vorgestellten Kandidaten nicht jetzt, sondern Monate später oder für eine andere Stelle einstellen? Die zweite betrifft mehrere Einstellungen aus einer Suche; nach den BDU-Grundsätzen regelt der Vertrag üblicherweise, dass auch sie honorarpflichtig sind. Beides ist fair, solange es vor dem Auftrag auf dem Tisch liegt.

Honorar gegen Vakanz: Was die offene Stelle kostet

Ein Honorar fühlt sich teuer an, weil es auf einer Rechnung steht. Die offene Stelle steht auf keiner und kostet trotzdem. Angenommen, die Außendienststelle aus dem Beispiel soll 600.000 € Umsatz im Jahr bringen, bei 25 Prozent Deckungsbeitrag. Dann fehlen jeden Monat ohne Besetzung rund 12.500 € Deckungsbeitrag. Das Honorar aus der Beispielrechnung, 16.000 bis 24.000 € auf das Zielgehalt, entspricht damit gut einem bis knapp zwei Monaten Vakanz.

Mit Ihren eigenen Zahlen rechnet der Vakanz-Kostenrechner: Gehalt, Quote, Deckungsbeitrag, Vakanzdauer und Einarbeitung. Wie Sie die Vakanz ohne Umsatzzahlen über das Gehalt schätzen, zeigt unser Artikel über die Kosten einer unbesetzten Vertriebsstelle. Und auch die eigene Suche ist nicht gratis: Anzeigen, Sichtung und Gespräche kosten vor allem Zeit von Geschäftsführung und Vertriebsleitung.

Kosten für Bewerber: Es zahlt das Unternehmen

Sucht ein Vermittler im Auftrag eines Unternehmens, bezahlt ihn das Unternehmen. Die BDU-Grundsätze halten das für Personalberatungen ausdrücklich fest: Auftraggeber ist ausschließlich das Unternehmen, von Kandidaten werden keine Honorare oder Vermittlungsgebühren verlangt.

Will ein privater Arbeitsvermittler dagegen Geld von Arbeitsuchenden, setzt § 296 SGB III enge Grenzen:

• Der Vermittlungsvertrag muss schriftlich geschlossen werden und die Vergütung nennen.
• Bezahlt wird nur, wenn durch die Vermittlung tatsächlich ein Arbeitsvertrag zustande kommt. Vorschüsse darf der Vermittler weder verlangen noch annehmen.
• Die Vergütung darf einschließlich Umsatzsteuer höchstens 2.000 € betragen. Abweichungen gibt es nur mit einem Aktivierungs- und Vermittlungsgutschein der Arbeitsagentur oder per Verordnung für einzelne Berufe.
• Für geringfügige Beschäftigungen darf der Vermittler nichts verlangen. Vergütungsvereinbarungen mit Ausbildungsuchenden sind nach § 297 SGB III unwirksam.

Bei VertriebsMatch zahlen Bewerber nichts. Unser Honorar zahlt das Unternehmen, das einstellt.

Wenn der neue Mitarbeiter früh wieder geht

Der rechtliche Grundsatz ist unbequem: Endet das Arbeitsverhältnis vorzeitig, etwa durch eine Kündigung in der Probezeit, bleibt der Provisionsanspruch des Vermittlers grundsätzlich bestehen. Häufig sehen die Geschäftsbedingungen der Vermittler deshalb vor, kostenfrei einen Ersatzkandidaten vorzustellen (fachanwalt.de). Was eine solche Regel wert ist, steht in den Bedingungen:

• Gilt sie nur, wenn der Mitarbeiter kündigt, oder auch, wenn Sie sich trennen?
• Wie lange nach Arbeitsbeginn gilt sie?
• Wird neu gesucht oder nur aus den bereits vorgestellten Kandidaten nachbesetzt?
• Ist die Nachbesetzung kostenfrei, gibt es einen Nachlass oder Geld zurück?
• Hängt sie an Bedingungen, etwa an vollständig bezahlten Rechnungen?

Bei VertriebsMatch: Was gilt, wenn jemand früh wieder geht, steht vor der Suche schriftlich im Vermittlungsauftrag. Damit es gar nicht erst so weit kommt, bekommt Ihr neuer Mitarbeiter ab dem ersten Tag den digitalen Vertriebskurs von Do It Better, und wir begleiten den Start in den ersten Wochen. Wer will, behält uns danach als Sparringspartner durch Probezeit und erstes Jahr – als eigene, vergütete Leistung.

So rechnet VertriebsMatch ab

Wir besetzen deutschlandweit Stellen, an denen Umsatz hängt – vom Außendienst über Innendienst und Key Account bis zur Vertriebsleitung – und arbeiten mit Erfolgshonorar:

• Standardhonorar: 30 Prozent des Jahreszielgehalts, also Fixum plus Variable bei voller Zielerreichung.
• Andere Modelle: Verhandlungssache – etwa, wenn Sie mehrere Stellen mit uns besetzen.
• Erfolgshonorar: Ein Honorar entsteht nur, wenn Sie einen von uns vorgestellten Kandidaten einstellen. Suche, Assessment und Vorstellung kosten Sie nichts, auch wenn Sie am Ende niemanden einstellen.
• Zahlung: komplett bei Einstellung oder zur Hälfte erst nach bestandener Probezeit. Alle Konditionen stehen vor der Suche schriftlich im Vermittlungsauftrag.
• Inklusive: Vertriebskurs für Ihren neuen Mitarbeiter und unsere Startbegleitung in den ersten Wochen.
• Auf Wunsch: Sparring durch Probezeit und erstes Jahr, gesondert vergütet. Vertriebsbegleitung ist unser Kern: Mit Do It Better begleiten wir Unternehmen im Vertrieb seit Jahren.

Rechenbeispiel mit unserem Standardhonorar

Beispiel, kein Angebot: dieselbe Außendienststelle wie oben, mit 60.000 € Fixum und 20.000 € Variable bei voller Zielerreichung. Alle Beträge ohne Umsatzsteuer.

Wird niemand eingestellt, zahlen Sie nichts. Was für Ihre Stelle gilt, rechnen wir im Erstgespräch mit Ihren Zahlen durch. Wie die Suche abläuft und wie wir Kandidaten prüfen, steht auf der Seite für Unternehmen.

Sieben Fragen vor der Unterschrift

1. Welches Modell gilt: Erfolgshonorar, Anzahlung plus Erfolg, Retainer oder Pauschale?
2. Prozent wovon: Fixum, Zielgehalt oder Gesamtpaket mit Dienstwagen?
3. Wann wird bezahlt: bei Unterschrift, bei Arbeitsantritt oder in Raten?
4. Was ist im Honorar enthalten, und was wird gesondert berechnet?
5. Was gilt, wenn der neue Mitarbeiter in der Probezeit geht?
6. Was gilt, wenn Sie einen vorgestellten Kandidaten später für eine andere Stelle einstellen?
7. Wer führt die Gespräche mit den Kandidaten, und hat diese Person selbst verkauft?

Quellen

Stand aller Angaben: 24.10.2026.

• BDU: Personalberatungsbranche in Deutschland – Pressemitteilung zur Studie „Facts & Figures zum Personalberatungsmarkt 2025“ (27.08.2025): durchschnittliches Honorar 2024 und 2023, befragte Beratungen
• BDU: Vorsichtige Trendwende im Personalberatungsmarkt – Studie 2026 (17.04.2026): Honorarhöhe und -strukturen, Zieleinkommen der Mandate
• BDU: Grundsätze ordnungsgemäßer und qualifizierter Personalberatung (Stand Februar 2025): Honorarbemessung, Raten, keine Honorare von Kandidaten
• Gesamtverband der Personaldienstleister: Barometer Personalvermittlung 2025 (Befragung Juni/Juli 2025): Vergütungsmodelle und Anzahlungen in der Personalvermittlung
• Helmut Göttler, fachanwalt.de: Personalvermittlung und Provisionsanspruch (15.05.2023): übliche Provisionshöhe, Fälligkeit, Ausscheiden in der Probezeit
• § 296 SGB III und § 297 SGB III: Vergütung durch Arbeitsuchende
• IHK Pfalz: Arbeitsvermittlung (abgerufen am 24.10.2026): keine Erlaubnispflicht, Gewerbeanzeige genügt